Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht für Arbeitgeber?
Die gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte greift laut den aktuellen gesetzlichen Neuregelungen zum Bürokratieabbau voraussichtlich ab dem 1. Januar 2027. Der Zeitplan sieht vor, dass digitale Formate die bisher gültige Form der physischen Nachweisführung ablösen müssen.
Der aktuelle Referentenentwurf legt nahe, dass insbesondere die elektronische Übermittlung von Bescheinigungen flächendeckend Standard wird. Ein wesentlicher Treiber ist das Nachweisgesetz, das durch die Anerkennung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) die Schriftformerfordernis bei Arbeitsverträgen lockert. Unternehmen haben somit ein Zeitfenster von knapp zwei Jahren, um ihre Archivstrukturen an die GoBD-Richtlinien anzupassen. Ein Zögern über diesen Termin hinaus könnte rechtliche Unsicherheiten bei der Beweisführung vor Arbeitsgerichten nach sich ziehen. Da das Einscannen von Altdaten mehrere Monate in Anspruch nimmt, ist eine frühzeitige Projektplanung für die Compliance essenziell.
Welche rechtlichen Grundlagen müssen HR-Verantwortliche beachten?
Die rechtliche Basis für die Digitalisierung bilden primär das Nachweisgesetz, die DSGVO sowie die technischen Richtlinien des BSI zum ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN). Diese Normen stellen sicher, dass eine elektronische Personalakte die gleiche Beweiskraft besitzt wie ihr Papieroriginal, und sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben.
Revisionssicherheit nach GoBD und TR-RESISCAN
Um Dokumente nach dem Scannen vernichten zu dürfen, muss der Prozess dokumentiert und die Unveränderbarkeit der digitalen Kopie technisch garantiert sein. Die TR-RESISCAN-Richtlinie gibt hierbei vor, wie das Bildmaterial beschaffen sein muss, um den Beweiswert nicht zu verlieren. Parallel dazu verlangen die GoBD, dass jedes Dokument indexiert und jederzeit lesbar bleibt. Eine einfache Ablage in einer Cloud-Ordnerstruktur ohne Versionierung reicht rechtlich nicht aus. Vielmehr bedarf es eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), das Protokollierungen über jeden Zugriff anfertigt. Nur so können Arbeitgeber die Integrität ihrer Daten zweifelsfrei belegen.
Checkliste: Digitale Personalakte
Die Anforderungen an die digitale Bereitstellung von Personalunterlagen steigen kontinuierlich. Unsere kostenlose Checkliste zeigt Ihnen, was aktuell rechtlich gilt, welche Unternehmen betroffen sind und wie Sie sich rechtssicher vorbereiten.
Wie können Unternehmen Personalakten effizient digitalisieren?
Um erfolgreich Personalakten digitalisieren zu können, müssen Unternehmen einen strukturierten Prozess aus Datenbereinigung, Softwareauswahl und der Überführung der Bestandsdaten durchführen. Dieser Weg garantiert, dass nur relevante, DSGVO-konforme Informationen in das neue System eingehen und die Mitarbeiterakzeptanz gesichert bleibt.
Der erste Schritt besteht oft in einer rigorosen Entschlackung: Firmen sollten Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist vor dem Scan-Vorgang vernichten.
Beim eigentlichen Digitalisierungsvorgang stehen Firmen vor der Wahl zwischen einem Inhouse-Projekt oder einem spezialisierten Scandienstleister. Externe Dienstleister verfügen oft über Hochleistungsscanner, welche die Anforderungen der TR-RESISCAN automatisch erfüllen. Nach dem Import in das digitale Archiv ist die Vergabe von Metadaten entscheidend, damit Dokumente über Suchfunktionen sofort auffindbar sind.
Warum ist die elektronische Personalakte ein Gewinn für den Datenschutz?
Eine professionelle elektronische Personalakte verbessert den Datenschutz durch granulare Berechtigungskonzepte, automatisierte Löschroutinen und eine lückenlose Protokollierung aller Zugriffe. Im Gegensatz zum physischen Aktenschrank lässt sich digital exakt steuern, welcher Sachbearbeiter Einsicht in sensible Gesundheits- oder Gehaltsdaten bekommt.
Die DSGVO schreibt vor, dass Daten nur so lange gespeichert bleiben dürfen, wie es der Zweck erfordert. In einer digitalen Umgebung lassen sich „Verfallsdaten“ hinterlegen, sodass das System den HR-Manager automatisch an die Löschung einer veralteten Abmahnung erinnert. Zudem erhalten Mitarbeiter entsprechend Art. 15 DSGVO einfacher Auskunft: Auf Knopfdruck kann das System einen Export aller Daten erstellen. Die Verschlüsselung der Daten schützt zudem vor Diebstahl oder Brand- und Wasserschäden, die im Archivraum zum unwiederbringlichen Verlust führen könnten.
Welche wirtschaftlichen Vorteile bietet die Umstellung?
Neben der Frage, ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht, rückt die Rentabilität der Umstellung immer stärker in den Fokus der Geschäftsführung. Die Investition amortisiert sich durch signifikante Einsparungen bei Lagerflächen, Materialkosten und vor allem durch die Reduzierung administrativer Suchzeiten. Ein schneller Return on Investment (ROI) steht in Aussicht, da Personalreferenten pro Vorgang deutlich weniger Zeit benötigen. Papierarchive binden wertvolle Bürofläche, die sich für produktivere Zwecke anbieten würde. Auch indirekte Kosten für den Versand von Dokumenten entfallen nahezu vollständig.
In einer hybriden Arbeitswelt ist die softwaregestützte Verwaltung zudem die Grundvoraussetzung dafür, dass sich HR-Prozesse auch aus dem Homeoffice heraus ohne Medienbruch steuern lassen. Die Fehlerquote sinkt drastisch, da automatische Klassifizierungen Dokumente seltener „verlieren“ als ein menschlicher Bearbeiter im falschen Hängeregister.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung?
Bei der Einführung einer digitalen Verwaltung hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da das System zur Überwachung von Leistung geeignet ist. Eine frühzeitige Einbindung der Arbeitnehmervertreter und der Abschluss einer klaren Betriebsvereinbarung sind daher entscheidend für einen rechtssicheren Rollout der Pflicht zur digitalen Personalakte.
In der Betriebsvereinbarung sollten insbesondere die Zugriffsrechte und technischen Sicherheitsmaßnahmen detailliert geregelt sein. Sie muss klarstellen, dass die digitale Akte der Vereinfachung der Verwaltung dient. Wer den Betriebsrat als Partner versteht, steigert die Akzeptanz bei der gesamten Belegschaft erheblich. Oftmals fordern Arbeitnehmervertreter zu Recht einen Self-Service-Lesezugriff für Mitarbeiter auf ihre eigene Akte. Ein transparenter Dialog verhindert langwierige gerichtliche Auseinandersetzungen über die Zulässigkeit des Systems.
