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HR Software & Personalmanagement
Digitale Personalakte für sichere und zentral verwaltete Personaldaten
Mit Persis, unserer Software für die digitale Personalakte, bündeln Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort und vereinfachen Ihre Personalprozesse nachhaltig
Effizienzsteigerung mit digitaler Dokumentenablage
Unternehmen verlieren wertvolle Zeit durch verstreute Dokumente, manuelle Ablagen und unklare Datenbestände in der Personalverwaltung. Mit der digitalen Personalakten verknüpfen Sie alle relevanten Unterlagen und Informationen zentral und das sicher, strukturiert und übersichtlich. So vereinfache Sie administrative Prozesse, reduzieren Papieraufwand und schaffen ein einheitliches, rechtssicheres und digitale Dokumentenverwaltung.
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Personalakte
Viele Unternehmen verlieren den Überblick über Dokumente, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Personalinformationen. Mit der digitalen Personalakte von Persis haben Sie alle Daten zentral im Blick, verwalten Unterlagen effizient und sorgen für klare Prozesse in Ihrem HR-Alltag.
Digitale Dokumentenablage
Alle Personaldaten, Dokumente und Verträge sind zugänglich und übersichtlich an einem Ort.
Nachvollziehbarkeit
Änderungen an Personalunterlagen und Prozessen sind jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher.
Usability
Einfaches Anlegen, Aktualisieren und Abrufen von Dokumenten und Informationen für HR und Führungskräfte.
Gesetzeskonform
Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Aufbewahrungsfristen und interner Richtlinien.
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Über 3.250 Kunden vertrauen auf unsere Lösungen
So nutzt die KRAFT Baustoffe GmbH die digitale Personalakte
“Ich schaue in die Digitale Personalakte und finde die Dinge dort, wo ich sie erwarte. Das trägt viel zu einem glaubwürdigen, souveränen Auftritt der Personalabteilung bei.”
Petra Michel, Personalmanagerin, KRAFT Baustoffe GmbH
In der digitalen Personalakte werden die Aktenregister vereinheitlicht und individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Die Software bietet eine klar strukturierte Übersicht über die digitale Dokumentenlage der jeweiligen Mitarbeitenden.
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In der digitalen Personalakte werden die Aktenregister vereinheitlicht und individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Die Software bietet eine klar strukturierte Übersicht über die digitale Dokumentenlage der jeweiligen Mitarbeitenden.
Rechtssicherheit mit Persis
Durch die vollständige Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente und der Einstellung temporärer Aktenzugriffe, gewährleistet die digitale Personalakte von Persis jederzeit die höchste Datensicherheit. Zudem berücksichtigt das System Aufbewahrungsfristen und eingerichtete Rollen sowie Berechtigungen.
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Durch die vollständige Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente und der Einstellung temporärer Aktenzugriffe, gewährleistet die digitale Personalakte von Persis jederzeit die höchste Datensicherheit. Zudem berücksichtigt das System Aufbewahrungsfristen und eingerichtete Rollen sowie Berechtigungen.
Importcenter inklusive Barcodeerkennung
Der Upload von digitalen Dokumenten in die digitale Personalakte wird schnell und unkompliziert über das Importcenter erledigt. Analoge Dokumente werden mit einem Barcode versehen, eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet.
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Der Upload von digitalen Dokumenten in die digitale Personalakte wird schnell und unkompliziert über das Importcenter erledigt. Analoge Dokumente werden mit einem Barcode versehen, eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet.
In der digitalen Personalakte werden die Aktenregister vereinheitlicht und individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Die Software bietet eine klar strukturierte Übersicht über die digitale Dokumentenlage der jeweiligen Mitarbeitenden.
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In der digitalen Personalakte werden die Aktenregister vereinheitlicht und individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Die Software bietet eine klar strukturierte Übersicht über die digitale Dokumentenlage der jeweiligen Mitarbeitenden.
Durch die vollständige Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente und der Einstellung temporärer Aktenzugriffe, gewährleistet die digitale Personalakte von Persis jederzeit die höchste Datensicherheit. Zudem berücksichtigt das System Aufbewahrungsfristen und eingerichtete Rollen sowie Berechtigungen.
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Durch die vollständige Protokollierung von Änderungen und Zugriffen auf Dokumente und der Einstellung temporärer Aktenzugriffe, gewährleistet die digitale Personalakte von Persis jederzeit die höchste Datensicherheit. Zudem berücksichtigt das System Aufbewahrungsfristen und eingerichtete Rollen sowie Berechtigungen.
Der Upload von digitalen Dokumenten in die digitale Personalakte wird schnell und unkompliziert über das Importcenter erledigt. Analoge Dokumente werden mit einem Barcode versehen, eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet.
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Der Upload von digitalen Dokumenten in die digitale Personalakte wird schnell und unkompliziert über das Importcenter erledigt. Analoge Dokumente werden mit einem Barcode versehen, eingescannt und automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet.
Checkliste digitale Personalakte
Die Anforderungen an die digitale Bereitstellung von Personalunterlagen steigen kontinuierlich und ab 2026 verschärfen sich die gesetzlichen Vorgaben für Unternehmen. Unsere kostenlose Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie Handeln können.
Die Module digitalisieren Ihre Prozesse in allen Bereichen des Personalmanagements. Sie sind modular erweiterbar und bilden gemeinsam eine ganzheitliche, leistungsstarke Lösung.
Sie möchten Prozesse vereinfachen, Teams entlasten und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen?Wir begleiten Sie auf dem Weg – mit Lösungen, die so flexibel sind wie Ihre Anforderungen.
Finden Sie heraus was wir gemeinsam erreichen können.
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen Personalakte in Papierform. Sie speichert alle relevanten Informationen von Mitarbeitenden zentral an einem Ort – darunter Mitarbeiterstammdaten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Schulungsunterlagen, Entwicklungsdaten oder Leistungsbeurteilungen. Dokumente können so standortübergreifend in Echtzeit leicht durchsucht und kategorisiert werden. Diese elektronische Form erleichtert die Verwaltung von Personalakten erheblich und reduziert den Platzbedarf deutlich. Dadurch können HR-Abteilungen effizienter arbeiten und schneller auf Anfragen reagieren. Die digitale Personalakte fördert also nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz in der Personalverwaltung.
Die vollständige digitale Personalakte ist aktuell noch nicht verpflichtend, aber es gibt neue Regelungen durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und das 7. SGB IV-ÄndG.So müssen ab 2027 bestimmte Dokumente wie Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, Nachweise zur Versicherungspflicht bzw. zur Versicherungsfreiheitausschließlich, etc. elektronisch geführt werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Datenschutz, Nachweisführung und Prozesssicherheit.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind vielfältig. Zum einen erlaubt sie einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen von Mitarbeitenden, wodurch das HR-Team seine Arbeit effizienter erledigen kann. Denn papierbasierte Akten sind oft unübersichtlich und die Suche nach Dokumenten erfordert teilweise viel Zeit. Zudem bietet die digitale Personalakte eine höhere Datensicherheit. Durch moderne Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben. Darüber hinaus erleichtert sie das Fristenmanagement durch automatische Erinnerungen, was das Risiko von Versäumnissen verringert und die Compliance des Unternehmens stärkt.
Um die Sicherheit sensibler Daten in einer digitalen Personalakte zu gewährleisten, werden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie etwa Datenverschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung eingesetzt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zudem werden alle Zugriffe und Änderungen protokolliert, sodass im Falle eines Sicherheitsverstoßes die Verantwortlichkeiten lückenlos nachvollzogen werden können. Darüber hinaus sind moderne Systeme DSGVO-konform, erfüllen also alle Datenschutzanforderungen der Europäischen Union.
In eine digitale Personalakte kann eine Vielzahl von Dokumenten, die für die Personalverwaltung relevant sind, gespeichert werden. Dazu gehören persönliche Informationen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Schulungsnachweise, Leistungsbeurteilungen oder Urlaubsanträge. Die Software unterstützt verschiedene Dateiformate, einschließlich PDFs, Word-Dokumente und Bilder, wodurch eine umfassende Dokumentation aller Personaldaten gewährleistet ist. Diese Dokumente sind zudem durchsuchbar, was den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert. Die zentrale Speicherung aller relevanten Daten in der digitalen Personalakte fördert die Effizienz der Personalverwaltung und reduziert den Verwaltungsaufwand.
