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    Die digitale Personalakte in Persis: Der zentrale Ort für wichtige Daten der Belegschaft.

    Dezentral oder hybrid tätige Mitarbeitende, neue Arbeitsmodelle, unterschiedliche Standorte und eine digitale Kommunikationskultur:  Das ist heute Standard in vielen Unternehmen. Doch diese Entwicklung ist noch nicht in allen Abteilungen angekommen. So werden vor allem Personalakten häufig noch immer in staubigen Ordnern geführt, aufwendig händisch bearbeitet und in zumeist frei zugänglichen Büroräumen gelagert. Ein Vorgehen, das allen modernen Grundsätzen von Transparenz, Effizienz und Datenschutz widerspricht und unnötige Kosten verursacht. 

    Die digitale Personalakte in Persis ersetzt ihre papierbasierte Vorgängerin komplett – und holt Ihre Personalverwaltung in die Gegenwart. In der Persis-Personalakte werden alle digitalen und digitalisierten Dokumente und Schriftstücke archiviert. So können Mitarbeitende je nach Berechtigung von unterschiedlichen Standorten aus jederzeit gleichzeitig auf relevante Daten zugreifen – bei international tätigen Unternehmen auch mehrsprachig. Dabei ist das System revisionssicher und folgt selbstverständlich sämtlichen Datenschutzvorschriften. Doppelerfassungen gehören damit der Vergangenheit an, Wiedervorlagen werden organisiert, Workflows gesteuert und eine team- und standortübergreifende Dokumentenrecherche ermöglicht.
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    Unsere Lösung – Ihre Vorteile 

    Unsere digitale Personalakte ersetzt seine papierbasierte Vorgängerin komplett und bietet Unternehmen aus dem kleineren bis größeren Mittelstand eine Vielzahl an Vorteilen – darunter:
    IR-Sicherheit-security-alt2

    Revisionssicherheit

    Hoher Datensicherheitsstandard durch verschlüsselte Datenübertragung, Versionierung und Zugriffsprotokollierung
    IR-Ausweis-und-Besuchermanagement-ID-card-and-visitor-management

    Zugriffskontrolle

    Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit flexiblen Freigabeprozessen und individuellen Beschränkungen
    IR-Authentifizierte-Unterschrift-authenticated-signature

    Scan-Funktionen

    Beschleunigte Prozessschritte durch integrierte Funktionen zur Barcode-Erzeugung und -Erkennung
    IR-Analyse-analysis

    Schnellzugriff

    Unkomplizierte Suche durch individuelle Verschlagwortung, Volltextrecherche und OCR-Texterkennung
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    “Ich schaue in die Digitale Personalakte und finde die Dinge dort, wo ich sie erwarte. Das trägt viel zu einem  glaubwürdigen, souveränen Auftritt der Personalabteilung bei.”

    Petra Michel, Personalmanagerin, KRAFT Baustoffe GmbH
    Digitale Personalakte_Aktenregister

    Revisionssicher? Aber sicher!

    Unternehmen müssen bei Personalakten eine unveränderliche und nachvollziehbare Dokumentation aller personalrelevanten Daten gewährleisten. Nur so kann man gesetzliche Vorgaben erfüllen, verhindert Manipulationen und verfügt bei Prüfungen oder Rechtsfällen über eine verlässliche Datenbasis.  

    Die digitale Personalakte in Persis bietet ein revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard – etwa durch verschlüsselte Datenübertragung und geschütztes Datenhandling. Durch die Versionierung der Dokumente sowie eine integrierte Zugriffs- und Änderungsprotokollierung wird außerdem eine vollständige Änderungshistorie erstellt. Eine Wiederherstellung aller Daten ist so sicher jederzeit möglich.

    Digitale Personalakte_Importcenter

    Ewig suchen? Sofort finden!

    Unternehmen, die noch immer papierbasierte Personalakten im Einsatz haben, kennen das Problem: Die Suche nach spezifischen Informationen gestaltet sich oft aufwendig und mühselig. Das kostet HR-Mitarbeitenden und Führungspersönlichkeiten unnötig Zeit und beeinträchtigt deren Arbeitseffizienz.  

    Die digitale Personalakte in Persis löst dieses Problem, denn sie kann in das bestehende HR-Portal integriert werden und speichert alle Daten von Mitarbeitenden zentral und strukturiert an einem Ort. Mit nur wenigen Klicks kann das HR-Team so rollenbasiert ganz einfach auf alle relevanten Informationen zugreifen. Dank einer individuellen Verschlagwortung, der integrierten Volltextsuche sowie OCR-Texterkennung gestaltet sich die Datenrecherche einfach, intuitiv und schnell. Durch diese sofortige Datenverfügbarkeit sparen Unternehmen wertvolle Zeit, verbessern die Reaktionsfähigkeit auf Anfragen, und steigern damit die Effizienz der Personalverwaltung.

    Digitale Personalakte_Viewer

    Datenschutz? Selbstverständlich!

    Papierbasierte Personalakten sind anfällig für Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriff. Angesichts strenger gesetzlicher Datenschutzregularien und Compliance-Vorgaben ein ernsthaftes Risiko für Unternehmen.  

    Die digitale Personalakte in Persis gewährleistet durch Verschlüsselung und ein besonders sicheres Zugriffsberechtigungskonzept standortübergreifend die Einhaltung sämtlicher Datenschutzvorschriften – insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Schreib- und Leserechte können ganz einfach bedarfsgerecht und selektiv vergeben werden. Dadurch sind autorisierte Nutzer über ein detailliertes, rollen- und regelbasiertes Zugriffsschutzsystem immer sofort aussagefähig.

    Häufig gestellte Fragen

    Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen Personalakte in Papierform. Sie speichert alle relevanten Informationen von Mitarbeitenden zentral an einem Ort – darunter Mitarbeiterstammdaten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Schulungsunterlagen, Entwicklungsdaten oder Leistungsbeurteilungen. Dokumente können so standortübergreifend in Echtzeit leicht durchsucht und kategorisiert werden. Diese elektronische Form erleichtert die Verwaltung von Personalakten erheblich und reduziert den Platzbedarf deutlich. Dadurch können HR-Abteilungen effizienter arbeiten und schneller auf Anfragen reagieren. Die digitale Personalakte fördert also nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz in der Personalverwaltung.

    Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind vielfältig. Zum einen erlaubt sie einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen von Mitarbeitenden, wodurch das HR-Team seine Arbeit effizienter erledigen kann. Denn papierbasierte Akten sind oft unübersichtlich und die Suche nach Dokumenten erfordert teilweise viel Zeit. Zudem bietet die digitale Personalakte eine höhere Datensicherheit. Durch moderne Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben. Darüber hinaus erleichtert sie das Fristenmanagement durch automatische Erinnerungen, was das Risiko von Versäumnissen verringert und die Compliance des Unternehmens stärkt.

    Um die Sicherheit sensibler Daten in einer digitalen Personalakte zu gewährleisten, werden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie etwa Datenverschlüsselung und mehrstufige Authentifizierung eingesetzt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zudem werden alle Zugriffe und Änderungen protokolliert, sodass im Falle eines Sicherheitsverstoßes die Verantwortlichkeiten lückenlos nachvollzogen werden können. Darüber hinaus sind moderne Systeme DSGVO-konform, erfüllen also alle Datenschutzanforderungen der Europäischen Union.

    In eine digitale Personalakte kann eine Vielzahl von Dokumenten, die für die Personalverwaltung relevant sind, gespeichert werden. Dazu gehören persönliche Informationen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Schulungsnachweise, Leistungsbeurteilungen oder Urlaubsanträge. Die Software unterstützt verschiedene Dateiformate, einschließlich PDFs, Word-Dokumente und Bilder, wodurch eine umfassende Dokumentation aller Personaldaten gewährleistet ist. Diese Dokumente sind zudem durchsuchbar, was den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen erleichtert. Die zentrale Speicherung aller relevanten Daten in der digitalen Personalakte fördert die Effizienz der Personalverwaltung und reduziert den Verwaltungsaufwand.