In Deutschland bezeichnet die Arbeitszeiterfassung eine systematische Dokumentation der Arbeitszeiten von Beschäftigten. Sie umfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden. Ob Stundenzettel, Excel-Tabellen oder Apps – die Erfassung der Arbeitszeit ist derzeit (noch) sowohl handschriftlich als auch digital möglich. Allerdings sieht das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) ein nachvollziehbares und fälschungssicheres System vor. Hierbei stellt sich die Frage, ob der traditionelle Stundenzettel diesem Anspruch überhaupt noch gerecht wird. Hinzu kommt, dass die konkreten Eckpfeiler der anstehenden Gesetzesnovelle zur Arbeitszeiterfassung erst noch gesetzt werden müssen. Das grundsätzliche Ziel der Arbeitszeiterfassung besteht darin, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere des Arbeitszeitgesetzes, zu gewährleisten und Transparenz in der Arbeitsorganisation zu schaffen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass für Arbeitgeber eine generelle Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht. Dabei beruft sich das BAG auf ein im Mai 2019 gefälltes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). In diesem sogenannten Stechuhr-Urteil wurden die Mitgliedsstaaten bereits verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Seit Dezember 2022 liegen auch die vollständigen Entscheidungsgründe des BAG vor. Demnach müssen Arbeitgebende die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die Bundesregierung wird jetzt nach der Begründung des BAG aktiv werden und das Arbeitszeitgesetz – allen noch offenen Detailfragen entsprechend – anpassen müssen. Insbesondere Unternehmen, die bis dato die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden nicht systematisch erfassen, sollten deshalb die schnelle Umsetzung zur Zeiterfassung – auch im Hinblick auf die neuen Gegebenheiten der Arbeitswelt – forcieren.
Insgesamt gilt es, Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass Überstunden und Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden. Obwohl das Urteil des EuGH richtungsweisend ist, wurde die gesetzliche Umsetzung in Deutschland noch nicht vollständig abgeschlossen. Das BAG hat jedoch die Notwendigkeit der Arbeitszeiterfassung bekräftigt. Arbeitgebende sind demnach verpflichtet, für eine „geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel“ hierfür bereitzustellen.
Durch den Einsatz digitaler Systeme erhalten Arbeitgeber einen sofortigen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden, wodurch eine klare Sicht auf geleistete Stunden, Überstunden und Abwesenheiten gewährleistet ist. Diese Echtzeit-Daten ermöglichen eine nachvollziehbare Dokumentation, die dabei hilft, etwaige Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil liegt in der automatisierten Dokumentation aller erfassten Informationen. Diese stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, verringert das Risiko rechtlicher Probleme und schafft ein höheres Maß an Vertrauen zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Darüber hinaus reduziert die digitale Zeiterfassung den Verwaltungsaufwand erheblich, da manuelle Eingaben entfallen, Korrekturen aber leichter und transparent nachvollziehbar möglich sind. Die automatisierten Prozesse beschleunigen zudem Abrechnungsabläufe, da die Daten direkt in die Lohn- und Gehaltssysteme integriert werden können.
Die Flexibilität elektronischer Systeme erlaubt es Mitarbeitenden darüber hinaus, ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig zu erfassen, was insbesondere in Zeiten von Homeoffice, aber auch für Teams im Außendienst oder am Fließband wichtig ist. Schließlich ermöglicht die Analyse der gesammelten Daten Unternehmen, Muster und Trends zu erkennen, die zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Ressourcenplanung beitragen. In Summe steigert die digitale Erfassung von Arbeitszeiten nicht nur die Effizienz der Unternehmensprozesse, sondern fördert auch eine transparente und faire Arbeitsumgebung.
Das Arbeitszeitgesetz wurde in Deutschland eingeführt, um die Rechte von Arbeitnehmenden zu schützen und klare Vorgaben für Arbeitgebende zu schaffen. Laut den gesetzlichen Bestimmungen darf die reguläre Arbeitszeit täglich im Schnitt acht Stunden betragen, wobei eine maximale Arbeitsdauer von zehn Stunden möglich ist. Wenn diese Höchstgrenze überschritten wird, muss der Ausgleich innerhalb eines halben Jahres erfolgen. Es gibt zudem klare Vorgaben zu Pausenzeiten und arbeitsfreien Tagen an Wochenenden und Feiertagen, einschließlich der Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen.
Darüber hinaus sind Arbeitgebende laut Gesetz dazu verpflichtet, Überstunden über die reguläre Arbeitszeit hinaus zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Damit soll Transparenz geschaffen und sichergestellt werden, dass den Arbeitszeitregelungen Rechnung getragen wird. Für Minijobber, also geringfügig Beschäftigte, besteht ebenfalls eine Pflicht zur genauen Arbeitszeiterfassung. Dies soll gewährleisten, dass ihnen der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wird. Diese Regelung gilt besonders in Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt werden – etwa das Baugewerbe, die Gastronomie, das Transportwesen oder in der Gebäudereinigung.
Anbieter von Zeiterfassungslösungen unterstützen den Datenschutz durch eine Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Dazu gehört – sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung – die Verschlüsselung aller Daten. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen, wie persönliche Daten und Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, nicht unbefugt eingesehen oder verändert werden können. Durch die Nutzung moderner Verschlüsselungsalgorithmen sind die Daten vor externen Angriffen geschützt.
Ein weiterer zentraler Aspekt des Datenschutzes ist das Benutzerrollen- und Rechte-Management. Hierbei können Unternehmen festlegen, welche Mitarbeitende auf welche Daten zugreifen dürfen. Dabei lassen sich unterschiedliche Zugangsabstufungen je nach Art der Daten individuell einstellen. Die richtige Software stellt auch sicher, dass alle anderen Mitarbeitenden nur ihre eigenen Daten einsehen können und verhindert damit Missbrauch oder unerlaubte Zugriffe innerhalb des Unternehmens. Zusätzlich sind die Systeme meist so konfiguriert, dass die Daten auf Servern mit hohen Sicherheitsstandards gespeichert werden. Setzt man beispielsweise auf die Atoria-Zeiterfassungslösung tisoware in der Cloud, werden alle Daten in einem sicheren, ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet. Diese Rechenzentren verfügen über Maßnahmen wie Zugriffskontrollen, Feuer- und Wasserschutz sowie Überwachungssysteme, um auch die physische Sicherheit der Daten zu garantieren.
Die meisten Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, regelmäßige Backups zu erstellen, um Datenverlust zu vermeiden. Detaillierte Protokolle über Zugriffe und Änderungen an den Daten stellen im Falle einer Datenschutzverletzung die Rückverfolgbarkeit sicher.
