Wird die digitale Personalakte Pflicht ab 2026?
Die Digitalisierung im Personalwesen gewinnt rasant an Bedeutung. Gesetzliche Vorgaben, insbesondere durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und das 7. SGB IV-ÄndG, verschärfen die Anforderungen an die elektronische Verwaltung von Personalunterlagen. Ab 2027 müssen Unternehmen bestimmte Dokumente, darunter Entgeltunterlagen, Nachweise zur Versicherungspflicht oder Aufenthaltsgenehmigungen, ausschließlich digital führen. Eine vollständige digitale Personalakte ist zwar noch nicht verpflichtend, doch die digitale Verwaltung relevanter Unterlagen wird zunehmend zum Standard.
Welche Pflichten kommen auf HR-Abteilungen zu?
HR-Abteilungen stehen vor der Aufgabe, gesetzliche Anforderungen frühzeitig umzusetzen und gleichzeitig Prozesse effizient und sicher zu gestalten. Dazu gehören das Verständnis der rechtlichen Vorgaben, die Sicherstellung von Datenschutz und IT-Sicherheit sowie die Etablierung einer revisionssicheren Dokumentenstruktur. Unternehmen müssen darauf achten, dass alle relevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet, jederzeit abrufbar und revisionssicher archiviert werden.
Wie sicher sind Ihre Mitarbeitendendaten?
Besonders sensible Daten erfordern ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept. Verschlüsselte Speicherung, kontrollierte Zugriffe und die Dokumentation aller Aktivitäten sorgen dafür, dass HR-Prozesse DSGVO-konform ablaufen und Prüfungen problemlos möglich sind. Eine digitale Lösung bietet hier den Vorteil, dass Sicherheitsmechanismen bereits integriert sind und den Arbeitsalltag deutlich entlasten.
Sind Ihre Systeme bereit für die digitale Ablage?
Die digitale Personalakte sollte nahtlos in bestehende HR-, Lohnabrechnungs- und Zeitwirtschaftssysteme integriert sein. So wird der standortübergreifende Zugriff gesichert, und HR-Prozesse laufen effizient und transparent. Gleichzeitig ermöglicht eine durchgängige Struktur der digitalen Dokumente eine schnellere Bearbeitung und erleichtert den Nachweis bei gesetzlichen Prüfungen.
Warum jetzt der perfekte Zeitpunkt ist, zu handeln
Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Ablagen setzen, profitieren von deutlich effizienteren Workflows, höherer Rechtssicherheit und einer Entlastung der Personalabteilung. Gleichzeitig erhöhen sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Mitarbeitende und Führungskräfte. Die digitale Personalakte ist somit nicht nur ein Werkzeug zur gesetzlichen Compliance, sondern ein strategischer Hebel zur Modernisierung der HR-Prozesse.
So gelingt die digitale Ablage
Damit Sie die rechtlichen Herausforderungen besser meistern können haben unsere Experten eine Checkliste erstellt. Mit der Checkliste erfahren Sie praxisnah, wie Sie Ihr Unternehmen gesetzeskonform aufstellen und gleichzeitig die Effizienz Ihrer HR-Abteilung steigern. Sie dient als Leitfaden, um Prozesse zu optimieren, sensible Daten zu schützen und Ablagen revisionssicher zu gestalten.
Das erwartet Sie in unserer Checkliste:
- Aktuelle Rechtslage
- Expertentipps
- Prozessoptimierung
